PROTOCOLOS PARA EL CONTROL Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

1.OBJETIVO:

Ofrecer el servicio de consulta y préstamo de los documentos que administran los archivos de gestión en las diferentes dependencias y en el archivo central.

2. ALCANCE:

Inicia con la solicitud de consulta o préstamo del documento y termina con la devolución del documento en préstamo.

3. PARTICIPAN:

• Todas las dependencias 

4. DEFINICIONES:

• Archivo de Gestión: (Administrativo, Archivo de Oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten y su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
• Consulta y préstamo de Documentos: Facilitar en forma temporal y con carácter devolutivo el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

5. GLOSARIO:

• AGN: Archivo General de la Nación 
•  SIG: Sistema Integrado de Gestión
•  TRD: Tabla de retención documental

6. NORMATIVA: 

• Constitución Política de Colombia. Artículo: 74 “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.”
• Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
• Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario
• Ley 57 de 1985 por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales 

7. POLÍTICA DE OPERACIÓN:

• Para mantener el control sobre los documentos que se prestan, siempre debe firmarse el formato de GD-F-10 Préstamo y consulta de documentos. 
• Cuando se trate de solicitud de préstamo de un usuario externo y se requiera fotocopia del documento se brindará acompañamiento al usuario por parte del servidor encargado de la actividad. 

CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

• Ningún usuario debe tener acceso a los anaqueles o depósitos en donde se encuentran guardados los documentos.
• Bajo ninguna circunstancia (Exceptuando las carpetas correspondientes al trámite de autenticación) podrán salir de la empresa
• Los particulares podrán consultar los archivos en el archivo central, bajo ninguna circunstancia se permitirá la salida del material documental de las instalaciones de la empresa. 

8. RIESGOS:

• Sustracción de los documentos.
• Deterioro por mala manipulación.

9. MEDIDAS DE CONTROL:

• Aplicación del GD-F-10 Préstamo y consulta de documentos.

FORMATO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS